VanDijk en Arcady vernieuwen bestelproces voor duizenden studenten

Elk nieuw schooljaar bestellen duizenden studenten hun schoolboeken en verwachten ze een proces dat snel, foutloos en moeiteloos verloopt. Om het bestelproces voor studenten slimmer, sneller en toekomstbestendiger te maken, koos VanDijk, voorheen The Learning Network, voor een nieuwe bestelapplicatie. Voor de ontwikkeling hiervan werkte VanDijk nauw samen met Arcady. Het resultaat: een gebruiksvriendelijke oplossing die processen efficiënter maakt, handmatig werk vermindert en ruim vóór de deadline live ging.

VanDijk bedient jaarlijks duizenden scholen en leerlingen. In de aanloop naar het drukke bestelseizoen werd duidelijk dat een moderne bestelapplicatie nodig was om de schaalbaarheid en betrouwbaarheid te vergroten.

Voor deze vernieuwingsslag zocht VanDijk een partner die meer bood dan alleen ontwikkelcapaciteit. Samen met Arcady ontstond een samenwerking waarin kennis werd gedeeld, keuzes gezamenlijk werden gemaakt en de focus lag op één gezamenlijk doel: een toekomstbestendig bestelproces dat klaar is voor piekbelasting.

Arcady ontwikkelde de applicatie volledig vanaf de basis. Tijdens een gezamenlijke onderzoeksfase werden de behoeften en wensen van de gebruikers scherp in kaart gebracht. Dit legde een stevige, gedeelde basis om Sprint 0 te starten en zorgde ervoor dat iedereen vanaf het begin op dezelfde lijn zat.

Het developmentteam van Arcady werkte volgens Scrum, met tweewekelijkse sprints en regelmatige afstemming met de stakeholders van VanDijk. Door deze iteratieve aanpak konden technische keuzes, functionele wensen en gebruikersfeedback continu op elkaar worden afgestemd.

Zo werd de applicatie stap voor stap opgebouwd, getest en geoptimaliseerd. De nauwe samenwerking maakte het mogelijk om snel in te spelen op feedback, zonder concessies te doen aan kwaliteit, stabiliteit en toekomstbestendigheid.

Het Arcady-team bestond uit een Product Owner, Tech Lead, drie Full Stack Developers en een Tester. Daarmee waren visie, technische richting, realisatie en kwaliteitsborging vanaf het begin goed belegd

De nieuwe bestelapplicatie automatiseert het bestelproces voor middelbare scholen. Waar voorheen veel handmatige stappen nodig waren, verloopt het proces nu efficiënter, consistenter en met minder kans op fouten.

Na de succesvolle lancering werken VanDijk en Arcady samen verder aan de doorontwikkeling. De focus ligt op schaalbaarheid, optimalisatie en het nog beter aansluiten op de wensen van gebruikers. Zo groeit de applicatie mee met de veranderende behoeften van VanDijk, scholen en leerlingen.

Schaalbaarheid en prestaties

De robuustheid van de oplossing liet zich al snel zien: in 2025 verwerkte de applicatie op piekmomenten maar liefst 15.000 bestellingen per dag. Door de gezamenlijke focus op stabiliteit en kwaliteit kon de applicatie zelfs een maand eerder dan gepland worden opgeleverd. Daarmee behoort foutgevoelig handmatig werk definitief tot het verleden.

Kennisopbouw en continuïteit

Naast de technische realisatie is er actief gewerkt aan kennisborging. Dankzij gerichte kennisoverdracht konden interne teamleden eenvoudig aanhaken en bijdragen aan de verdere ontwikkeling. Daardoor blijft VanDijk in de lead en is de continuïteit van de applicatie gewaarborgd. Niet alleen de oplossing zelf is toekomstbestendig, ook de kennis om daarop door te bouwen is binnen de organisatie versterkt.